SERANG – Selama tahun 2016, Biro Umum Sekretariat Daerah (Setda) Provinsi Banten telah melakukan program kerja sesuai tugas pokok dan fungsinya (tupoksi). Berbagai kegiatan pun telah dilaksanakan, di antaranya rapat koordinasi (rakor) persandian dengan forum komunikasi pimpinana daerah (FKPD) yang di dalamnya terdapat unsur TNI/Polri. Dalam meningkatkan kapasitas kearsipan, Biro Umum telah mengadakan rapat peningkatan kapasitas pengelola kearsipan Setda Pemprov Banten.
Selain itu, Biro Umum juga sukses melakukan rapat-rapat dan pelatihan dalam meningkatkan kapasitas terkait bidang kearsipan, tata usaha, penyediaan sarana dan prasaran untuk pimpinan, dan beberapa rapat lainnya sesuai tupoksi dari masing-masing bagian pada Biro Umum.
Kepala Biro Umum Setda Provinsi Banten Sitti Ma’ani Nina menjelaskan, salah satu tugas SKPD yang dipimpinnya adalah menangani bagian tata usaha pimpinan mulai dari Gubernur, Wakil Gubernur, Sekretaris Daerah, Asisten Daerah, dan Satf Ahli Gubernur.
“Tugas pokoknya itu menyiapkan bahan pembinaan, pedoman dan petunjuk pelaksanaan fasilitasi, koordinasi dan evaluasi serta perumusan kebijakan di bidang tata usaha gubernur dan wakil gubernur, tata usaha sekretaris daerah dan asisten daerah serta tata usaha staf ahli gubernur,” katanya.
Menurut Nina, salah satu tugasnya sebagai Kepala Biro Umum sangat melekat dengan kegiatan-kegiatan pimpinan ini, sehingga membuatnya harus selalu siaga 24 jam dan harus all out. Menurut Nina, tugasnya sebagai kepala biro umum hampir sama dengan saat dirinya menjabat sebagai kepala biro humas dan protokol, karena hampir setiap hari harus mengikuti kegiatan-kegiatan pimpinan.
“Jadi kerja kami siap siaga 24 jam. Tapi intinya, dimana pun saya bertugas, dan terutama di biro umum saat ini, saya berusaha untuk membuat citra baik. Selama ini citra biro umum terkesan kurang baik dan kurang transparan, sehingga pada tahun ini biro umum sempat digugat hingga pengadilan tata usaha negara (PTUN) oleh salah satu LSM, karena dinilai kurangnya memberikan keterbukaan informasi. Nah citra seperti ini akan kita ubah menjadi lebih baik, ini sedang kita dorong,” katanya.
Menanggapi rencana adanya perubahan Struktur Organisasi Tata Kerja (SOTK) baru di lingkungan Pemprov Banten, Nina berharap biro umum dapat menjadi lebih baik dan terbuka terhadap publik. Nina mengatakan, sebagai Aparatur Negeri Sipil (ASN) atau Pegawai Negeri Sipil (PNS), dirinya harus senantiasa siap melaksanakan tugas-tugas yang diembankan kepadanya.
“Sebagai ASN, tentu saja saya wajib mengabdi pada tugas-tugas yang diberikan pimpinan, termasuk posisi jabatan. Saya tak pernah mengeluh dimana pun saya ditempatkan. Karena posisi jabatan adalah hak prerogatif pimpinan yang bisa menilai kinerja saya,” ujarnya.
Nina menjelaskan, untuk stuktur organisasi pada biro umum sendiri saat ini diisi oleh 1 pejabat eselon II, 4 pejabat eselon III, 12 pejabat eselon IV, dan puluhan staf di masing-masing bagian. Diketahui dalam susunan organisasi pada biro umum terbagi dalam empat bagian, yakni Bagian Tata Usaha, Arsip dan Sanditel; Bagian Keuangan Setda; Bagian Tata Usaha Pimpinan; serta Bagian Rumah Tangga. Empat bagian ini memiliki tugas pokok dan fungsi yang berbeda.
“Untuk Bagian Tata Usaha, Arsip dan Sanditel memiliki tupoksi di antaranya menyiapkan bahan pembinaan, pedoman, dan petunjuk pelaksanaan fasilitasi, koordinasi dan evaluasi serta perumusan kebijakan dibidang tata usaha biro, arsip dan ekspedisi serta sandi dan telekomunikasi,” jelasnya.
Selain itu, bagian ini juga melakukan kajian, penyempurnaan, dan pengembangan administrasi penyelenggaraan tata usaha biro, arsip dan ekspedisi serta sandi dan telekomunikasi. Dalam melaksanakan fungsi sebagaimana dimaksud pada ayat, Kepala Bagian Tata Usaha Arsip dan Sanditel mempunyai rincian tugas sebagai berikut, menyusun rencana kerja operasional kegiatan di lingkungan bagian Bagian Tata Usaha Arsip dan Sanditel. Menyiapkan bahan rumusan kebijakan tata usaha biro, arsip dan ekspedisi serta sandi dan telekomunikasi berdasarkan ketentuan peraturan perundang-undangan dan banyak lagi lainnya.
Biro Umum juga memiliki Bagian Keuangan dan Sekretariat Daerah yang tupoksinya menyiapkan bahan pembinaan, pedoman dan petunjuk pelaksanaan fasilitasi, koordinasi dan evaluasi serta perumusan kebijakan di bidang urusan gaji, dan perjalanan dinas, perbendaharaan dan verifikasi, serta pelaporan dan akuntansi di lingkungan Sekretariat Daerah Provinsi Banten.
Kemudian, Bagian Tata Usaha Pimpinan memiliki tugas pokok menyiapkan bahan pembinaan, pedoman dan petunjuk pelaksanaan fasilitasi, koordinasi dan evaluasi serta perumusan kebijakan di bidang tata usaha gubernur dan wakil gubernur, tata usaha sekretaris daerah dan asisten daerah serta tata usaha staf ahli gubernur.
“Untuk Bagian Rumah Tangga ini tak kalah pentingnya karena tupoksi Bagian Rumah Tangga adalah menyiapkan bahan pembinaan, penyususnan pedoman dan petunjuk pelaksanaan, fasilitasi, koordinasi dan evaluasi serta perumusan kebijakan dibidang urusan dalam, sarana pelayanan dan rumah tangga pimpinan daerah. Pada Bagian Rumah Tangga ini juga memiliki Sub-Bagian Rumah Tangga Urusan Dalam, Sub-Bagian Sarana Pelayanan dan Sub-Bagian Rumah Tangga Pimpinan Daerah,” ujar Nina.
Nina bersyukur karena sepanjang tahun aggaran 2016 ini, seluruh program kerja yang ada dan tersusun di Biro Umum Setda Provinsi Banten telah berjalan dengan baik dan sukses terlaksana. Nina berharap, ke depan kinerja jajaran Biro Umum dapat lebih meningkat, dan citra Biro Umum di mata masyarakat menjadi lebih baik. (ADVERTORIAL/Biro Umum Setda Provinsi Banten)
