PANDEGLANG, RADARBANTEN.CO.ID – Upaya digitalisasi arsip di Kabupaten Pandeglang masih berjalan lambat. Dari total 339 desa dan kelurahan, baru 10 desa yang mengajukan alih media arsip ke format digital.
Padahal, banyak arsip desa tergolong vital dan berusia puluhan tahun, termasuk dokumen kepemilikan tanah.
Kepala Bidang Arsip pada Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah (DPAD) Pandeglang, Heriyana, mengatakan program digitalisasi arsip sejatinya sudah berjalan. Namun, cakupannya masih sangat terbatas dan belum menyentuh sebagian besar desa.
“Fokus kami menyelamatkan arsip vital desa, seperti Letter C atau girik tanah. Itu arsip lama, bahkan ada yang dari tahun 1980-an,” kata Heriyana, Rabu 17 Desember 2025.
Menurutnya, minimnya jumlah desa yang mengajukan digitalisasi diduga karena rendahnya literasi kearsipan, hingga adanya kekhawatiran berlebihan terkait penyalahgunaan data.
“Yang mengajukan baru 10 desa. Mungkin masih ada ketakutan dari kepala desa atau kurangnya pemahaman bahwa arsip ini penting untuk diamankan,” ujarnya.
Ironisnya, DPAD Pandeglang belum dapat memetakan capaian digitalisasi arsip secara persentase.
Hal ini lantaran pemerintah daerah belum memiliki data pasti mengenai jumlah total arsip yang tersebar di desa maupun organisasi perangkat daerah (OPD).
“Kalau ditanya persentase, kami kesulitan menghitungnya karena belum tahu total arsipnya ada berapa,” jelas Heriyana.
Selain partisipasi desa, keterbatasan sarana juga menjadi kendala serius. Saat ini, DPAD Pandeglang hanya memiliki satu unit scanner standar.
Sementara itu, banyak arsip berukuran besar, seperti peta dan dokumen pertanahan, membutuhkan alat pemindai khusus.
“Kami masih kekurangan scanner besar. Untuk arsip peta, harus minta bantuan ke ANRI dan itu pun terbatas,” ungkapnya.
Meski demikian, Heriyana menegaskan digitalisasi arsip tidak hanya menyasar desa, tetapi juga seluruh OPD.
Arsip yang diprioritaskan adalah arsip vital dan arsip statis yang memiliki nilai hukum serta historis jangka panjang.
“Yang sudah didigitalisasi di antaranya Letter C, peraturan bupati, surat keputusan, dan peta,” katanya.
Dari sisi keamanan data, kondisi DPAD Pandeglang juga dinilai belum ideal. Hingga kini, arsip digital masih disimpan menggunakan harddisk eksternal dan layanan cloud gratis karena belum tersedianya server khusus.
“Kami belum punya server sendiri. Jadi sementara disimpan di harddisk eksternal dan cloud,” ujar Heriyana.
Ke depan, DPAD Pandeglang membuka peluang integrasi dengan Sistem Informasi Kearsipan Nasional (SIKN) milik Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI).
Namun, keterbatasan kapasitas sistem dan minimnya anggaran daerah masih menjadi tantangan.
“Kalau bikin sistem sendiri, biayanya besar karena harus sewa server dan lainnya. Jadi kami masih mencari alternatif yang lebih terjangkau,” katanya.
Di tengah berbagai keterbatasan tersebut, Heriyana menegaskan digitalisasi arsip merupakan kebutuhan mendesak, terutama sebagai langkah mitigasi bencana dan pencegahan kehilangan data.
“Kalau terjadi bencana, arsip digital bisa menjadi cadangan. Ini penting agar arsip tidak hilang atau rusak,” tegasnya.
Ia berharap ke depan seluruh OPD dan pemerintah desa lebih terbuka serta responsif terhadap program digitalisasi arsip.
“Tidak ada lagi anggapan arsip itu tidak penting atau takut disalahgunakan. Justru tugas kami mengamankan arsip sesuai aturan,” pungkasnya.
Editor: Abdul Rozak
