PANDEGLANG, RADARBANTEN.CO.ID – Pandeglang – Badan Kepegawaian dan Pengembangan Sumber Daya Manusia (BKPSDM) Kabupaten Pandeglang mencatat ribuan arsip inaktif atau kedaluwarsa yang hingga kini belum dimusnahkan.
Arsip tersebut didominasi dokumen kepegawaian yang menumpuk selama bertahun-tahun.
Pelaksana Pranata Kearsipan BKPSDM Pandeglang, Neng Lia, mengatakan jumlah arsip inaktif yang tercatat cukup besar. Namun, pihaknya belum dapat memastikan angka pasti karena masih menunggu laporan dari masing-masing bidang.
“Jumlah pastinya masih menunggu data dari bidang-bidang. Arsip itu asalnya dari bidang dulu, apakah nanti dimusnahkan atau diserahkan ke kantor arsip, baru kemudian kami kelola,” kata Neng Lia, Minggu 18 Januari 2026.
Ia menyebutkan, hingga saat ini BKPSDM Pandeglang belum pernah melakukan pemusnahan arsip. Padahal, arsip inaktif tersebut telah menumpuk dalam kurun waktu lima hingga sepuluh tahun terakhir.
“Selama saya di sini sejak 2019 belum pernah ada pemusnahan arsip. Tahun-tahun sebelumnya juga saya dengar belum ada,” ujarnya.
Menurutnya, dalam satu tahun saja jumlah arsip yang berpotensi menjadi arsip inaktif bisa mencapai ribuan dokumen. Pada 2025, misalnya, surat masuk yang tercatat mencapai sekitar 2.000 dokumen.
“Kalau satu tahun sekitar 2.000 surat, bisa dibayangkan kalau dihitung beberapa tahun ke belakang jumlahnya sangat banyak,” ungkapnya.
Neng Lia menjelaskan, arsip yang paling banyak menumpuk merupakan arsip kepegawaian, seperti Surat Keputusan (SK). Namun, tidak semua arsip tersebut bisa dimusnahkan karena memiliki masa retensi dan sifat kerahasiaan tertentu.
“Mayoritas arsip di BKPSDM itu kepegawaian. Ada yang tidak boleh dimusnahkan, ada juga yang retensinya dua tahun, lima tahun, sampai sepuluh tahun, tergantung jenis arsipnya,” jelasnya.
Saat ini, total arsip inaktif dari berbagai bidang diperkirakan mencapai sekitar 5.000 dokumen. Arsip tersebut berasal dari periode lima hingga sepuluh tahun terakhir.
Meski demikian, rencana pemusnahan atau penyerahan arsip ke kantor arsip daerah belum terealisasi. Menurut Neng Lia, proses pemusnahan arsip membutuhkan tahapan panjang serta kesiapan dari seluruh bidang.
“Tahun kemarin sebenarnya sudah ada rencana pemusnahan atau pengiriman arsip ke kantor arsip, tapi prosesnya tidak mudah dan bidang-bidang juga belum siap,” katanya.
Ia menambahkan, pengelolaan arsip di masing-masing bidang yang belum optimal serta padatnya kegiatan lain, seperti pengurusan PPPK, menjadi kendala dalam pendataan arsip.
Ke depan, BKPSDM Pandeglang berencana menata kembali arsip inaktif dengan berkoordinasi bersama dinas kearsipan. Arsip yang sudah tidak terpakai akan diseleksi untuk dimusnahkan atau diserahkan ke kantor arsip sesuai ketentuan yang berlaku.
“Harapannya arsip dari bidang bisa dipilah, dikumpulkan ke sekretariat, lalu diteruskan ke kantor arsip. Semua tentu harus melalui tahapan dan persetujuan sesuai prosedur,” pungkasnya.
Editor Daru
